解説内容

今ここに、3年B組成績表の一部、があります。
今、算数国語理科社会英語、この5科目の点数を合計しようとしています。
いままでやりかたですと、ここをダブルクリックして、イコールを押して、
算数、+、国語、+、理科、+、社会、+、英語、で、エンター。
このように、ひとつひとつ、足し算していくことによって計算できる、というやり方でしたね。
確かにこのやり方でもできるのですけれども、そろそろ、5つもあるので、
ひとつひとつ選択して、足し、選択して、足し、というやりかたはめんどくさくなってきました。
それに、今はまだ5つですからなんとかなりますが、
これが50個も100個もあると、さすがにひとつひとつこうやって足していくことは
できなくなってきますね。
なんとかならないのでしょうか。

このように、よく使われる決まりきった手順、例えば、ここからここまで全部足す、など、
また、四則演算、足したり引いたりかけたり割ったり、ということだけでは計算できない
数学のいろいろな関数、sin とか cos とかもっと複雑なもの、など、
さらに、文字列を組み合わせたりとか、いろいろな数学の複雑な計算をしたりとか、という、
複雑な手順、これらは、実は、あらかじめ用意されています。たいへんありがたいことですね。
この、あらかじめ用意されている手順たちは、数学の関数のような形で数式に含めることによって
私たちが利用することができます。
このことから、Excelでは、これらの用意された手順のことを、まとめて「関数」と呼んでいます。
必ずしも数学的な処理をするものばかりとは、限りません。

それではさっそく「関数」を使ってみましょう。
先ほどの3年B組成績表の、算数から英語までの合計を求める問題をやってみます。
最初ですので、いちばんわかりやすいと思われる、表から選んでくるやり方をご紹介します。
まず、合計を入れたいセルをこのように選択しておいたら、
上の数式バーの左どなりの「fx」と書いてある、この「関数の挿入」ボタンをクリックします。
そうするとこのように、「関数の挿入」と書かれたダイアログウィンドウが出てきます。
この中で、最初ですと、たぶん皆さんはこの「最近使用した関数」というのが表示されていて、
いまの画面ですと、たまたま、(目的の関数が)表示されておりますが、
もしこの中になければ、探すことになります。
実は合計する関数は、「数学/三角」の中にありますので、
この中でこうやって探していくのですけれども、いろいろなものがたくさんあります。
で、実は、合計する関数は、ここにあります。この「SUM」という関数ですね。
これをこのようにクリックして選んだら、「OK」を押します。
そうしますと画面が変わって、どこからどこまで合計をするのか、ということを、
関数に知らせてやる、そういうウィンドウが開きます。
で、推測して、正しいものがもう既に入っているのですが、
今回ちょっと最初ですので、指定してみましょう。
そのときには、この「数値1」の右隣にある入力ボックスの、右側にあるこのボタンを押します。
そして、この算数のところから、ドラッグして、英語のところまで引っぱってきたら、
マウスから指をはなし、「B4:F4」というのが入りました。
これは「B4からF4まで連続して」という、範囲を示す書き方なのですね。
それが自動的に入ります。
で、これでよい、ということになったら、またこの右側のアイコンをクリックします。
これで OK ですので、OKボタンを押すと、
この「生徒1」の合計点のところに、「=SUM(B4:F4)」というものが自動的に入りました。
これが合計をする関数なのですね。
で、一回入ってしまったら、あとは、おなじみのオートフィルを使って、
このように伸ばしてやると、自動的に、生徒1から生徒10までの合計が求められる、ということになります。

関数を、リストから選んでくるやり方は、わかりやすいのですが、やはり多少時間がかかります。
ですので、慣れてくると、直接キーボードからタイピングする方法の方が、能率がよくなってきます。
これをちょっと紹介します。
まず最初のやり方としては、入力するセルでイコールをキーボードから押します。
そうしたら、合計はsumだ、というふうにもう覚えていて、s、u、m、開き括弧、
というふうに入れてしまうのですね。キーボードから。
そうしたら、マウスで、生徒1の算数から英語までをドラッグしてはなし、そして閉じ括弧を入れます。
そしてエンター。このようにすることによって、表から選ばなくても入れられます。

さらに、セルの範囲についても、キーボードから入れることができます。
これは、イコールを押して、s、u、m、開き括弧、
そしてこの場合 b5、:(コロン)、f5 とキーボードからタイプして、閉じ丸括弧、エンター、
とやることによって、このように、同じ関数が入ります。ダブルクリックしてみましょう。
確かに、SUMのB5からF5、というのが入っていますね。
このように選択範囲もタイプする、というのは、例えば(選択範囲の両端が)ものすごく離れていて、
たくさんスクロールしなきゃいけない、だけれども、範囲(のセル表記)については、もう分かっている、
というような場合には、キーボードから打った方が早い場合があります。

ここでは、Excelの関数についてご紹介しましたが、Excelの関数も、過去の蓄積のひとつ、と言えます。
自分が前に作ったものや、誰か他の人がつくったものを、蓄積しておいて、最大限活用する、
ということが、コンピュータを効率的に利用することの「キモ(肝)」、大事なこと、と言えます。
Excelの関数を積極的に利用することも、この過去の蓄積を利用して効率を上げる、ということになるのですね。
このことから、もし自分が何か新しく作るときには、後で再利用することを常に意識してください。
これは、自分が後で使えるようにする、ということばかりではなくて、
他人が、後で使えるようにする、ということも、含まれています。
他人が後で使えるようなものを作る、ということは、より better で、Nice な仕事だ、と言えますね。
私たちも、Excelの関数を使う、ということは、先人の蓄積を利用させてもらっているわけですから
私たちも、その蓄積に何か付け加える、ということは、すばらしいことだと思います。