解説内容

Excel は何をするソフトウェアでしょうか。それはずばり「計算」をするソフトウェアなんですね。
この計算というのは、最も得意とするのはお金の計算なんですけれども、
学校の仕事でいうと、成績の計算などが、これに含まれます。
Excelは表計算ソフトウェアと言われるので、
見栄えのよい表を簡単に作るためのソフトウェアだと、思っている人も多いとは思いますが、
むしろこの表を作るという機能は、2番目に有効な機能だ、と考えてよいのですね。
それでは、Excelのどういうところがすごいのか、を、5つばかりの例を使って、説明をしたいと思います。

一番目の例ですが、国語と算数と理科の試験の点数を合計しなくちゃいけない、というものです。
これもExcelの計算の機能を使うと、あっというまにできてしまいます。
それでは実際にやってみましょう。このように既にExcelのファイルとして、国語と算数と理科の点数がすべて入力されていたとします。
ここで生徒1という人の3つの点数を合計するには、この合計のところをダブルクリックして、
イコールを入れて、これ、足す、これ、足す、これ、エンター、とやると、
一瞬でこの190という答えが出てきます。詳しいやり方はこの授業で追々説明していきますけれども、
このとき、自分で暗算して、この190を出したり、電卓で計算したり、ということをしては、いけません。
それは、Excelの仕事なんですね。そのように計算をさせるためにExcelを使っているのですから、
自分で計算して、190という値を入れては、いけません。

二番目の例ですが、国語と算数と理科の試験の点数を、
100人分、合計しなくちゃいけない。これは大変ですね。
ですがこれも、Excelを使うと、やっぱりあっというまに、できてしまいます。
ではやってみましょう。生徒1の点数の合計がでていますから、
生徒2のところもじゃあ一回、同じようにやってみましょう。
ダブルクリックして、イコール、これ、足す、これ、足す、これ、という風に、
同じやり方でもできるのですけれども、実は、「オートフィル」という、これも後で説明しますが、
この、右下の角のところの黒いところをつかまえて、びゅーーっと下へ伸ばしていきます。
こうやっていくと、100人分、ここのところに到達しますね。
ここで手をはなすと、一瞬で、すべての、100人分の合計ができあがってしまいました。

三番目の例は、試験の合計点を、今度は棒グラフにしてみたい、というものです。
これも、ちょちょいのちょいで、できてしまいます。
それでは、このように合計を求めた試験の点数のExcelファイルから、グラフを作ってみましょう。
ここでは、この3つの科目の点数を、積み上げ棒グラフで10人分、作ってみたいと思います。
詳しいやり方は、あとで説明をしますが、ここでは、すばやくやってみましょう。
まず、対象となる範囲を、このように選択します。で、「グラフウィザード」のボタンを押します。
このように出ましたら、「積み上げ棒グラフ」を選んで、次へ。
そして、この形式を確認して、次へ。これも次へ。完了。
という風にやると、このように、一瞬で、グラフができあがってしまいましたね。
大きさなども、このように調整をすることができます。

四番目の例です。せっかく合計を計算してグラフまで作ったのに、点数の入力ミスを発見してしまいました。
さあどうしましょう。根性でもう一度計算するんでしょうかね。
でも、これも、Excelであれば、すぐに直ります。しかも、合計も、グラフも、一瞬で直ります。
このように、すっかりできあがってしまった後で、生徒1の人の、算数の点数が、
70点ではなくて、100点だった、ということに気がついたとします。
そのときは、この生徒1の算数の点数を、100と、上から書いて、エンターを押します。
その瞬間に、合計が220点に書き換わって、グラフも直りましたね。
このように修正も瞬時に行うことができます。

五番目の例ですが、いままでやってきた試験ですが、それが3ヶ月後にもう一度同じ試験をやることになりました。
これまでの手順を全部繰り返すんでしょうかね。
そんなことはありません。Excelの場合には、ファイルをとっておけば、それを再利用することによって
さらにすばやく、今までの処理を繰り返すことができます。
これが、以前作ったファイルのコピーを開いた状態だとしましょう。
そこで、今度はこの、10人分の点数、だけですよ、合計ではなくて点数だけを選択して
いっかい、クリア、数式と値をいっかい全部、カラにします。
この状態で、こんどは、3ヶ月後の新しい点数を入れていくんですね。
例えばこのように、どんどん入れていくと、瞬時に合計が計算されていくわけですね。
グラフも瞬時にできあがっていきます。
このように2回目からは、もっとすばやく、つくりあげることができます。

この例に示されているのですが、Excelに限らず、一度作ったものは、できるだけ再利用する、
というのが、パソコンをうまく、効率よく利用するためのコツ、と言えるのですね。